Tipp 1 Neue Informationen lesen
Tipp 2 Fehler --> Problemfeld einkreisen !!!
Hardwarefehler
Fehler oder Einstellungen des Betriebssystems
Fehler der benutzten Werkzeuge
Fehler der Anwendungssoftware
Fehler des Anwenders
Tipp 3 Anwendungstipps zu den Pro-Versionen
Das neue
Startprogramm BSP
Das Menüsystem (SAA-Oberfläche)
Aufruf der Programme mit Parametern
Suchweg zu den Adreß- und Fakturadaten
Optimale Nutzung des Speicherplatzes
Tipp 4 Anwendungstipps zu BRAIN Base PRO
Das Informationssystem
Serienbriefe
Indexierung nach z.B.
PLZ
Tipp 5 Umsatzanalyse in BRAIN Fakt PRO
Tipp 6 Vom Umgang mit der Maus
Bei jeder Aussendung von Brain Soft befindet sich eine bestimmte Anzahl an losen Blättern, die jeweils Bezug nehmen auf Änderungen. Ich versuche immer, genau die Informationen hinzuzufügen, von denen ich annehme, daß Sie Ihnen noch unbekannt sind, bzw. solche (z.B. Installationsanweisung) die man befolgt und dann dem Papierkorb anvertraut.
Wenn Sie mit der Vorgängerversion zu Recht gekommen sind, dann sollten Sie einen Blick auf die neueste Information werfen, vielleicht gibt es ja neue Möglichkeiten oder Informationsrückfluß von anderen Anwendern. Wenn Sie ein Problem hatten, das mit dem Update behoben werden sollte, lesen Sie die Information unbedingt durch. Auch wenn Sie Schwierigkeiten mit bestimmten Anwendungen haben, sollten Sie von der neuesten Information
rückwärts lesen, bis Sie eventuell auf die Lösung Ihres Problems stoßen. Ein Computer ist kein Kühlschrank, d.h. er ist nicht für eine bestimmte Aufgabe gebaut, sondern für Myriaden (unendlich viele) von Anwendungen.
Wenn Sie auf einen richtigen oder vermeintlichen Fehler stoßen, dann ist es wenig sinnvoll den Telefonhörer abzunehmen und zu sagen, das Programm macht alles falsch oder nur Mist etc. Das erhöht nur Ihre Telefonrechnung und kostet unsere gemeinsame Zeit.
Mögliche Fehlerursachen bei einem Computer sind zwar etwas schwieriger zu finden als bei einer Taschenlampe, aber trotzdem kann man mit einigen groben Richtlinien der Lösung näher rücken. Es gibt grundsätzlich fünf Fehlergruppen:
Typisch für Hardwarefehler sind, daß sie entweder sofort Ihren Rechner lahm legen, dann ist die Diagnose einfach, oder aber unsystematisch sind, wie eine Leuchtstoffröhre kurz vorm Ende. Sie brennt, sie flackert und irgendwann brennt sie nicht mehr.
Hierzu gehören vor allem falsche Zuordnungen auf der Festplatte, Konflikte zwischen verschiedenen Komponenten oder auch einfach Überschreitung der Leistungsgrenzen und vor allem Netzwerkinstallationen. Zur Beseitigung dieser Fehler sind Sie in der Regel auf einen Fachmann angewiesen, aber nicht jeder Fachmann ist auch ein Fachmann. Nichtfachleute erkennt man meist an dem günstigen Preis. Zur Beseitigung von Hardwareproblemen sollten Sie
sich auf einen Stundensatz von 120,- bis 200,- DM einrichten, bei Betriebssystemproblemen auf einen Stundensatz von 200,- bis 250,- DM und bei Netzwerkproblemen sollten Sie je nach Anlage besser einen monatlichen Wartungsvertrag abschließen, der aber zwischen 400,- und 800,- DM kostet. Bei niedrigeren Angeboten sollten Sie ein gesundes Mißtrauen entwickeln. Ein gewisses Maß an eigenem Wissen kann Ihnen viel Geld und vor allem Ärger ersparen.
Wenn Sie die BRAIN Programme auch nach einem Neustart nicht von jedem beliebigen Verzeichnis heraus aufrufen können, dann gibt es einen Konflikt mit dem Suchweg, engl. PATH. Hierzu müssen Sie die Datei AUTOEXEC.BAT analysieren. Wenn Sie als Verzeichnis für die BRAIN Programme "C:\BSP" bei der Installation angegeben haben, dann sollte am Ende der AUTOEXEC.BAT die Zeile PATH
C:\BSP;%PATH%; stehen oder in einer anderen PATH Anweisung aus einer früheren Installation. Wenn das so in Ordnung ist, dann wird möglicherweise die PATH Anweisung nicht mehr ausgeführt. Der Grund hierfür ist sehr oft der direkte Aufruf einer Stapeldatei (Batchdatei) mit der Endung ".BAT". Wenn Sie eine Stapeldatei in der AUTOEXEC.BAT haben, die ja selbst eine Stapeldatei ist, dann muß diese mit einem CALL Aufruf gestartet werden. Wenn Sie also z.B. eine
Zeile
XYMENU
in Ihrer AUTOEXEC.BAT finden, und eine Datei XYMENU.BAT in C:\ existiert, dann müssen Sie diese Zeile in
CALL XYMENU
abändern.
Mit diesen Fehlern müssen wir gemeinsam leben, wenn Sie gefunden sind, kann man Sie meist umgehen. Typische Fehler von Power Basic sind u.a. die falsche Dezimalpunktverschiebung, die ich intern beseitigt habe, vor allem aber drei Fehler, die nicht abfangbar sind, nämlich Fehler "208, 241 und 242". Ihre gemeinsame Ursache ist der Zusammenbruch des Textspeichers, der u.a. dann erfolgt, wenn eine nicht vorhandene Datei gelesen
wird. Diesen Fehler kann man zwar durch vorheriges Überprüfen abfangen, aber manchmal ... (ich bin auch nur ein Mensch).
Über einen langen Zeitraum hinweg waren Druckerprobleme die häufigsten Gründe für die Inanspruchnahme der Hotline. Zum Glück gibt es inzwischen viele Treiber und einige Quasistandards, wie z.B. die Druckersprache PCL5/6 von Hewlett Packard für alle Laserdrucker und viele Tintenstrahldrucker, sowie den Epsonstandard für die meisten
Tintenstrahldrucker. Beachten Sie, daß die Liste der Druckertreiber sich in dem Unterverzeichnis z.B. "C:\BSP\TRB" befindet, d.h. wenn Sie einen selbstentwickelten Treiber haben, sollten Sie diesen in das Verzeichnis kopieren, das gilt auch für Änderungen, die Sie an Standardtreibern ausprobieren.
Hierzu rechnen die Anwender in der Regel zwei Fehlertypen, nämlich die Software funktioniert anders als erwartet oder erhofft und natürlich echte Fehler, die gerade bei Neuentwicklungen immer auftreten können. Im ersten Fall bedenke ich meist, ob der Anwender Recht hat, oder ob ich nicht doch so falsch liege, im zweiten Fall bemühe ich mich um schnelle Korrektur (nicht erst beim nächsten Update 2001).
Sehr viele Fehler sind in
diesem zweiten Fall datenabhängig. Ein Beispiel, Sie haben 1988 Happy Fakt gekauft und eingerichtet und arbeiten, ohne es eigentlich zu wissen immer noch mit der Eingabemaske von damals, obwohl Sie mit BRAIN Fakt und BRAIN Fakt PRO zwei erhebliche Erweiterungen gekauft haben. Neue Leistungen brauchen zumindest in Teilen aber auch Maskenänderungen, diese kann man leicht herausfinden, wenn man die Maske von damals mit den neu ausgelieferten vergleicht.
Das fängt bei der Unkenntnis über Möglichkeiten des Programms an und endet bei nie durchgeführten Datensicherungen.
Hardwarefehler und falsch oder schlecht eingerichtete Betriebssysteme (DOS, Windows, OS/2) kann man daran erkennen, daß sie plötzlich und oft unsystematisch auftreten. Leider sind aber auch viele Fehler des Anwenders unsystematisch und deshalb schwer zu erkennen. Softwarefehler sind grundsätzlich systematisch
und reproduzierbar, d.h. der Fehler tritt unter gleichen Bedingungen immer wieder auf. Sie sind deshalb auch relativ leicht zu beseitigen, wenn, ja wenn Sie sich ein bißchen Mühe geben. Wenn Sie eine Hotline anrufen, sollten Sie unbedingt über folgende Informationen verfügen:
In welchem Verzeichnis sind die Programme ? C:\BSP ???
In welchem Verzeichnis sind die Daten ?
Einen Ausdruck der Datei BS.INI.
Einen Ausdruck der drei Masken: QF.MAS, KUNDE.MAS,
LAGER.MAS oder deren ähnliche Bezeichnungen, die Sie selbst gewählt haben und das Datum dieser Dateien, d.h. es ist sehr wichtig, wann diese Dateien angelegt worden sind.
Einen Ausdruck der C:\CONFIG.SYS und der C:\AUTOEXEC.BAT.
Alle diese Dateien können Sie mit BRAIN Text aufrufen und ausdrucken.
Wenn Sie ausschließlich mit den Pro-Versionen arbeiten, sollten Sie das neue Startprogramm "BSP" verwenden, nicht mehr das alte "BS". "BSP" ist ein speicherresidentes Programm, das nur 5KB Ihres kostbaren Hauptspeichers verbraucht, statt der 128 KB von "BS". Speicherresident heißt, daß das Programm immer aktiv ist, solange Sie den Rechner nicht ausschalten, auch wenn das Startbild nicht sichtbar
ist. Mit <Alt¦Enter> erwecken Sie das Programm wieder zum Leben.
Sollten Sie mit anderen Menüsystemen arbeiten, z.B. der DOS-SHELL oder dem Norton Commander oder den PC-Tools, brauchen Sie das Programm "BSP" nicht, im Gegenteil, Konflikte sind zwischen diesen Programmen und "BSP" quasi vorprogrammiert. Alle Menüprogramme überwachen z.B. Tastatureingaben und interne Kontrollpunkte (INT's), hierbei gehen die meisten Programme sehr rabiat
vor, um in jedem Fall an die notwendige Information zu kommen. "BSP" ist dagegen sehr brav, d.h. aber auch, daß "BSP" nicht mehr die notwendige Information bekommt.
Das Menüsystem erscheint, wenn TEXT, BASE oder FAKT ohne Erweiterung aufgerufen werden, also "TEXT <Enter>" usw. Bei der Bearbeitung ist das Menü normalerweise nicht sichtbar, d.h. Sie arbeiten wie bisher. Um möglichst wenig zu stören ist das Menü in TEXT im Zeilenlineal aktiv und in BASE bzw. FAKT in der letzten Zeile.
Ein Menüsystem besteht aus vielen Menüpunkten, die in anderen Programmen auch noch
ineinander verschachtelt sein können. Damit Sie keinen Menüführerschein machen müssen, gibt es in BRAIN PRO keine Verschachtelungen.
Eine weitere unangenehme Eigenschaft vieler Menüsysteme ist, daß sie nicht alle Menüunterpunkte anzeigen oder einige inaktiv setzen (ausgrauen in der Computerfachsprache). Sie haben dann das Vergnügen zu erraten, wann und wie man diese Funktion aktivieren kann. In BRAIN PRO gibt es nur zwei Zustände, nämlich die Funktion ist nur
verfügbar, wenn Sie einen Text oder eine Datenbank geladen haben oder umgekehrt. Dies ist unmittelbar einsichtig, denn so können Sie es immer aufrufen), dabei können Sie mit den Pfeiltasten, der Maus, mit <Enter> und <Esc> arbeiten.
Mit <Esc> verlassen Sie das Menüsystem oder beenden das Programm, mit <Enter> wird entweder ein Fenster geöffnet oder in
einem schon geöffneten Fenster der angewählte Menüpunkt ausgeführt. Ein Klick mit der rechten Maustaste hat dieselbe Wirkung wie <Enter>. Mit den Pfeiltasten können Sie jeden Menüpunkt erreichen, wenn Sie einmal <Enter> gedrückt hatten. Ein Klick auf die linke Maustaste aktiviert ein Menüelement ein zweiter Klick führt die Aktion aus, d.h. funktioniert wie <Enter>.
Jeder Menüpunkt kann mit einem ausgewählten Tastendruck aktiviert werden, in
der Standardfarbeinstellung ist dieser Buchstabe „rot“. „Rot“ ist auch der aktive Menüpunkt. BRAIN PRO merkt sich welcher Menüpunkt aktiv war, d.h. wenn Sie das Menü wieder aufrufen, um die selbe Aktion zu wiederholen, was sehr oft passiert, ist dieser Menüpunkt schon aktiv. Achtung: die hinter dem senkrechten Strich angegebene Tasten sind nur Erinnerungshilfen für die Arbeit ohne Menü, sie sind im Menüsystem funktionslos.
Wenn Sie mit dem Computer
arbeiten, bedeutet dieses in den meisten Fällen, daß Sie mit ihm sprechen, wenn auch nicht mit Worten, sondern mit der Tastatur, der Maus oder einem anderen Eingabegerät. Der Computer antwortet Ihnen auch, d.h. er reagiert auf Ihre Eingabe. Insofern stehen Sie ununterbrochen in einem Dialog mit der Maschine. Wenn Sie z.B. <F10> eingeben, antwortet BRAIN Text, in dem es den Text um 20 Zeilen in Richtung Textende auf dem Monitor verschiebt. Nicht immer ist der Dialog
so einfach, oft braucht ein Programm zusätzliche Angaben, um die gewünschte Aktion auszuführen.
Wenn Sie z.B. <F7> drücken, wollen Sie, daß BRAIN Text eine bestimmte Textstelle im aktuellen Text für Sie sucht, hierzu müssen Sie dem Programm den gewünschten Text mitteilen. Das bedeutet, daß alle Eingaben, die Sie nach <F7> machen, nicht zum ursprünglichen Dialog gehören, sondern zu einem zweiten, neuen. In diesem Augenblick wird ein Fenster
geöffnet, und es erscheint ein Eingabefeld, dieses kann leer oder schon mit Text versehen sein. In unserem Beispiel erscheint der letzte von Ihnen gewünschte Suchtext, weil ich davon ausgehe, daß es für Sie weniger Arbeit ist, den Vorschlag zu korrigieren, als den Suchtext vollständig neu einzutippen. Wenn der Vorschlag unpassend ist, dann können Sie ihn sofort mit einem Klick der rechten Maustaste oder <Shift F2> vollständig löschen. Diese Art des Dialogs auf
zwei oder mehr Ebenen existiert in allen komplexen Anwendungsprogrammen und natürlich auch im täglichen Leben. Nur, in normalen Gesprächen sind wir uns in der Regel über den Wechsel der Ebene bewußt, bei einem Programm erwarten wir ein solches Verhalten nicht. Deshalb werden die besonderen Dialoge in Dialogfenstern und Menüs geführt.
Ein Dialogfenster enthält normalerweise einen Hinweis, welche Art von Eingabe von Ihnen erwartet wird und einen markierten
Eingabebereich. In allen BRAIN-Programmen wird der Dialog durch <Enter> beendet und durch <Esc> abgebrochen. Anders als in vielen anderen Programmen gibt es in BRAIN-Programmen in der Regel keinen Folgedialog. So werden Sie z.B. oft nach der Eingabe des Suchtexts gefragt, ob Sie den Text von der Cursorposition an vorwärts oder rückwärts durchsuchen wollen, ob Groß-/Kleinschreibung beachtet werden soll u.ä., das nervt ganz schön, wenn es natürliche Antworten
gibt. In BRAIN-Programmen kann man nur von der Position des Cursors zum Text- oder Karteiende suchen und ersetzen. Alle Dialogfenster in BRAIN-Programmen erscheinen entweder in der ersten/letzten Bildschirmzeile oder als Fenster mitten auf dem Bildschirm, sie sind nicht verschiebbar, erlauben aber alle Korrektur- und Positionierungsmöglichkeiten, die auch bei der Texteingabe gelten (ein großer Schwachpunkt bei fast allen anderen Programmen).
Alle BRAIN PRO Programme können mit Parametern aufgerufen werden. Parameter sind Informationen, die beim Aufruf der Programme mit eingegeben und vom Programm ausgewertet werden. In "DIR A:" ist "DIR" der Name des Programms und "A:" der Parameter. Die möglichen Parameter stelle ich hier zunächst in der Übersicht vor, sie werden dann ausführlicher besprochen.
TEXT Textname /M
BASE
BaseDatenbank Datensatz /M
FAKT FaktDatenbank Datensatz /M
INDEX BaseDatenbank /M
/M aktiviert ein schon geladenes "BSP" beim Beenden der Programme.
Beispiele:
TEXT C:\AUTOEXEC.BAT
Lädt Text PRO und die Datei AUTOEXEC.BAT aus dem Verzeichnis
"C:\", zeigt die ersten 23 Zeilen des Textes an und der Cursor befindet sich am Anfang des Textes.
BASE C:\DATEN\KUNDE
Lädt Base PRO und die Datenbank "KUNDE" im Verzeichnis "C:\DATEN", bringt die leere Maske auf den Bildschirm und der Cursor befindet sich im Kennwortfeld auf der ersten Position.
BASE C:\DATEN\KUNDE Meier
Lädt Base PRO und die Datenbank "KUNDE" im Verzeichnis "C:\DATEN",
bringt die Maske und den Datensatz mit dem Kennwort "Meier" auf den Bildschirm und der Cursor befindet sich im ersten TAB-Feld (meist [Name]) auf der ersten Position. Ist das Kennwort nicht eindeutig, werden alle gleichbeginnenden Kennwörter zur Auswahl angeboten.
BASE C:\DATEN\KUNDE 1
Lädt Base PRO und die Datenbank "KUNDE" im Verzeichnis "C:\DATEN", bringt die Maske und den physikalisch ersten Datensatz " auf den Bildschirm
und der Cursor befindet sich im ersten TAB-Feld (meist [Name]) auf der ersten Position. Da Ihnen der physikalische Datensatz unbekannt ist, fragen Sie sicher nach dem Sinn des Ganzen. Grundsätzlich braucht Fakt PRO diese Art der Übergabe, wenn Sie <SHIFT F5> drücken, um den gewählten Kunden zu bearbeiten. Aber diese Funktion kann auch bei der Fehlersuche nach einer mißglückten Erweiterung hilfreich sein, weil Sie erkennen können, an welcher Stelle eine
fehlerhafte Darstellung beginnt.
FAKT C:\DATEN\QF1999
Lädt Fakt PRO und die Periode "QF1999" im Verzeichnis "C:\DATEN", bringt die leere Maske auf den Bildschirm und der Cursor befindet sich im Re-Nr-Feld auf der ersten Position.
FAKT C:\DATEN\QF1997 102
Lädt Fakt PRO und die Periode "QF1997" im Verzeichnis "C:\DATEN", bringt die Maske und die 102. Rechnung auf
den Bildschirm und der Cursor befindet sich im ersten TAB-Feld (meist [Name]) auf der ersten Position.
INDEX LAGER
Indexiert die Datenbank "LAGER" im aktuellen Verzeichnis. Am Beispiel von BRAIN Text PRO seien noch einmal verschiedene Kombinationsmöglichkeiten dargestellt. Sie befinden sich z.B. in C:\BSP, dann ist folgendes möglich:
TEXT TEXT.BSP (lädt TEXT.BSP aus C:\BSP)
TEXT C:TEXT.BSP
(lädt TEXT.BSP aus C:\BSP)
TEXT C:\BSP\TEXT.BSP (lädt TEXT.BSP aus C:\BS)
TEXT C:\CONFIG.SYS (lädt CONFIG.SYS aus C:\)
TEXT TRB\HPPCL5.TRB (lädt HPPCL5.TRB aus C:\BSP\TRB)
TEXT D:\MEINPFAD\MEINTEXT (lädt MEINTEXT aus D:\MEINPFAD)
TEXT C:\ (wechselt ins Hauptverzeichnis und bringt das Menü, diese Funktion erlaubt einen Pfadwechsel durch Parameter) falsch ist:
TEXT BSP\TEXT.BSP (sucht TEXT.BSP in C:\BSP\BSP)
Wenn
Sie im Textnamen "*" und/oder "?" angeben, wird direkt in das Inhaltsverzeichnis des entsprechenden Verzeichnis gewechselt und dieses ausgegeben. TEXT *.* (bringt alle Texte des aktuellen Verzeichnis zur Auswahl) TEXT *.INF (bringt alle Texte mit der Endung ".INF" zur Auswahl)
Alle PRO-Programme sollten Sie bei der Installation in ein neues Verzeichnis installieren, damit Ihre alten Programme, die Sie jetzt noch besser kennen, erhalten bleiben. Das Installationsprogramm verändert Ihre AUTOEXEC.BAT, es fügt dort den Suchweg z.B. C:\BSP ein, so daß nach einem neuen Bootvorgang die Programme wissen, aus welchem Verzeichnis heraus sie geladen worden sind und in diesem Verzeichnis alles Notwendige finden, um
korrekt zu arbeiten. Dies ermöglicht Ihnen die Programme nur einmal zu installieren, aber mit unterschiedlichen Verzeichnissen und Laufwerken zu arbeiten. Auf diese Weise verbrauchen Sie weniger als 2 MB Festplattenspeicher für alle drei Programme und das Wörterbuch zusammen.
Am Beispiel der Verbindung von Adreßdaten mit dem Textprogramm seien Ihnen hier die drei möglichen Vorgehensweisen erläutert:
1. Sie arbeiten mit einer Adreßdatenbank, in der
alle Adressen abgelegt sind, dann ist es sinnvoll bei der Installation den Suchweg genau anzugeben, z.B. C:\HT\ oder C:\ADRESSEN\, achten Sie auf die korrekte Eingabe des Pfades und des Laufwerks. Wenn Ihre Datenbank nicht "KUNDE" heißt, müssen Sie auch den Namen der Datenbank angeben also: C:\HT\meinedatenbank. In diesem Fall können Sie sowohl TEXT als auch BASE aus jedem beliebigen Verzeichnis aufrufen und finden immer Ihre
Datenbank.
2. Sie arbeiten mit mehreren Adreßdatenbanken in verschiedenen Verzeichnissen, dann ist es sinnvoll diesen Datenbanken einen gleichen Namen zu geben. In diesem Fall tragen Sie bei der Installation nur den Namen der Datenbank ein, z.B. "meinedatenbank". Heißen Ihre Datenbanken alle "KUNDE", was meist der Fall ist, dann geben Sie nichts ein, wie voreingestellt. Zum Arbeiten wechseln Sie in das jeweils richtige Verzeichnis und rufen dort "TEXT" oder "BASE" auf und Sie verfügen immer über die richtige Datenbank. Sollten Sie den Datenbanken unterschiedliche Namen gegeben haben, dann können Sie entweder die Namen vereinheitlichen oder wie unter Punkt 3. erläutert arbeiten.
3. Nichts ist so einfach als das man es nicht auch kompliziert machen könnte. Aber manchmal kann es auch sinnvoll sein, mehrere Datenbanken in
einem Verzeichnis zu haben, die dann alle verschiedene Namen tragen. In diesem Fall müssen Sie mit der Funktion "LW:/Pfad/Adressen" in TEXT arbeiten und mit der Funktion "Pfadwechsel" oder auch <ESC> + <w> in BASE arbeiten. Beachten Sie, daß der Datenbankwechsel Ihnen zunächst den Namen der aktuellen Datenbank, z.B. C:\DATEN\KUNDE, anzeigt. Wenn Sie wissen möchten welche Datenbanken sich sonst noch in dem Verzeichnis
befinden, dann löschen Sie den Vorschlag mit <Shift F2> und bestätigen die leere Eingabe mit <Enter>, BRAIN Base PRO zeigt Ihnen dann alle im Verzeichnis vorhandenen Masken an, aus denen Sie die gewünschte auswählen können. Das gleiche gilt natürlich auch für die Lagerdatenbank und die Fakturadatenbanken, mit der Einschränkung, daß Aufträge, Angebote und Bestellungen alle im selben Verzeichnis sein müssen.
Wie alle DOS-Programme sind TEXT, BASE und FAKT auf maximal 636 KB beschränkt. Dies ist keine Einschränkung, weil beide Programme außerordentlich sparsam mit Ihrem Speicher umgehen. Wenn genügend RAM (mehr als 600 KB) zur Verfügung steht, können Sie die Programme auch wechselseitig aufrufen. In diesem Augenblick sind zwei Programme im Speicher, aber nur das zuletzt geladene Programm ist aktiv. Paßt das Programm nicht mehr in den
Speicher passiert nichts, außer daß das Programm nicht aufgerufen wird. Wenn TEXT Ihnen 64 KB oder weniger in der Infozeile anzeigt, sollten Sie Ihren Speicher optimieren. Das können Sie ab DOS 5.0 mit einiger Mühe selbst machen oder durch einen DOS-erfahren Mitarbeiter oder mit Hilfe eines Speichermanagers. Als Speichermanager empfehle ich den QEMM 9.xx von Quaterdeck, der immer die besten Resultate erzielt. Etwas vorsichtiger sollten Sie mit der Neuindexierung sein,
denn eine Indexierung ist immer speicherhungrig, aber bis zu 10000 Datensätzen gibt es keine Probleme. Wie viel Speicher Ihnen zur Verfügung steht wird Ihnen so angezeigt:
MEM <ENTER>
BBP faßt die Leistungen aller BRAIN Base Programme in einem Programm zusammen und braucht trotzdem nur die Hälfte an Speicherplatz, d.h. das gewohnte Info, Schreibauftrag, Brief und Trenn sind alle in BBP untergebracht. Zusätzlich gibt es ein Modul zur Infopost.
Erfassen, Korrigieren, Drucken funktionieren wie immer, aber wenn Sie Informationen wollen, müssen Sie nicht mehr das Erfassungsprogramm verlassen, sondern geben einfach
<Esc¦+¦i> ein, dann läuft ein Farbbalken in der untersten Zeile des Bildschirms von links nach rechts, ebenso, wenn Sie mit <F3> eine Liste aller Kunden oder Lagerartikel ausdrucken wollen. Mit <Shift F3> erhalten Sie die Kunden/Artikel als Karteiblatt und mit <Strg F3> die Ihnen bekannte Umsatzanalyse.
Wenn Sie nur <Esc¦+¦i> eingeben, dann wählen Sie grundsätzlich alle Kunden und alle Lagerartikel aus, Sie können aber auch die Auswahl einschränken. Mit <F6> und <Shift F6> können Sie nach Stichwörtern und Kriterien einschränken, mit <Shift F7> und <Strg F7> nach Suchbegriffen und Postleitzahlen. Aber einfacher geht das Ganze, wenn Sie mit <Alt Leertaste> oder <Esc>+<9> das Menü aufrufen, dort mit
den Cursortasten "Selektion" anwählen und mit <ENTER> das Selektionsfenster öffnen. Dort können Sie dann die Beschränkung Ihrer Wahl durchführen. Mit <Esc¦+¦i> werden alle Treffer gesucht und es stehen dann auch nur noch diese zur Bearbeitung frei. Mit <Esc¦+¦a> erhalten Sie einen Schnellüberblick über die Auswahl, und mit den oben erwähnten Druckbefehlen können Sie die dort selektierten Kunden und Lagerartikel auch ausdrucken oder
eine eingegrenzte Umsatzanalyse durchführen. Außerdem können Sie genau an diese ausgewählte Liste einen Serienbrief verschicken.
Beachten Sie aber, daß Sie nach einer Selektion diese wieder aufheben müssen, wenn Sie neue Datensätze eingeben wollen Hierzu wählen Sie Selektion anzeigen mit <Esc + a>. Beim Verlassen der angezeigten Selektion löschen Sie diese einfach.
Da das Lager- und das Kundenprogramm inzwischen vollkommen identisch sind, können
Sie auch die Lagermaske um Stichwörter und Kriterien erweitern und dann auch eine Umsatzanalyse im Lager durchführen.
Wenn Sie einen Serienbrief verschicken wollen, dann können Sie aus dem gesamten Kundenstamm mit dem oben beschriebenen Verfahren eine Auswahl treffen oder den Brief an alle verschicken. Hierzu müssen Sie wie bisher einen Brief mit BRAIN Text PRO verfassen, gestalten und austesten. Alle Variablen, die schon in BRAIN Base galten, gelten weiterhin, aber wirklich wichtig sind nur &(ADRES), &(ANRED) und ev. &(HEUTE]. Diesen Text wählen Sie dann
aus BBP mit <Esc¦+¦t> aus (leere Eingabe zeigt Ihnen alle Texte an) und mit <Esc¦+¦m> beginnen Sie das Mailing (Serienbrief). Sie werden wie bisher nach der Start- und Endadresse gefragt, und Sie können jeden Brief einzeln drucken oder alles "endlos" drucken, wie bisher. Wenn Sie vorher den Kundenstamm mit dem Programm "INDEX" nach Postleitzahlen geordnet haben, können Sie mit etwas Fleiß daraus eine Infopostsendung machen, aber
leichter geht das mit dem Infopostmodul, das Ihnen nicht nur die exakten Kosten des Mailings nennt, sondern auch die Einlieferungsliste, die Sie bei der Post abgeben müssen, als Text schreibt. Sie müssen dann lediglich noch handliche Bündel erstellen und die paar Vorbindezettel mit der Hand beschriften und Ihren Stempel aufbringen.
Wenn Sie Ihre Kunden nach einem bestimmten Feld, z.B. dem Feld [PLZ] sortieren wollen, z.B. für eine Infopostsendung, dann wählen Sie aus dem Menü <Alt¦Leertaste> oder <Esc>+<9>, den Unterpunkt "Indexierung" oder "Neuindexierung". Falls Sie nicht mehr als 4000 Kunden haben, geht das in der Regel problemlos. Sofort erscheint der letzte von Ihnen erfaßte Kunde auf dem Bildschirm, gehen Sie mit
Pfeilrunter bis zum Feld [PLZ] und drücken dort eine "1" und dann <ENTER>, sofort werden Ihre Kunden nach den PLZ sortiert und innerhalb der PLZ alphabetisch. Wenn Sie wieder die alte Ordnung haben wollen, dann bleiben Sie mit dem Cursor im Feld [Kennwort] und drücken nur <ENTER>.
Das alte BRAIN Fakt kannte drei verschiedene Umsatzanalysen, die von Ihnen auch immer noch zusätzliche Eingaben verlangten. IN BFP sind auch die Umsatzanalysen in einem Programm realisiert. Wenn Sie nur den Umsatz der aktuellen Periode sehen wollen, dann geben Sie schlicht <Esc¦+¦i> (roter Balken) und dann <Esc¦+¦a> ein, schon wissen Sie Bescheid.
Dieselbe Umsatzanalyse erhalten Sie auf dem Drucker mit <Shift
F3>. Ich bitte um Verzeihung, aber <F3> ist schon mit der Funktion "Sprung auf das nächste freie Artikelfeld" seit 12 Jahren belegt, und wie Sie bestimmt wissen, bin ich gegen unnötige Änderungen, vor allem, wenn man wie jetzt möglich einfach im "Menü" nachschauen kann. Die anderen Umsatzanalysen erhalten Sie wie in BRAIN Base PRO durch eine Auswahlbeschränkung. Hier eine Zusammenfassung aller Befehle zur Umsatzanalyse.
Suchbegriffe ¦
Shift F7 ¦ z.B. ein bestimmter Kunde/Artikel
Monat¦Jahr ¦ F6 ¦ Jahresumsatzliste
Rechn. eines Monats¦ Strg F7 ¦ Rechnungen aus einem Monat ermitteln
Status ¦ Shift F6 ¦ diverse Statusbeschränkungen
Umsatz ermitteln ¦ Esc i ¦
Umsatz anzeigen ¦ Esc a ¦
Umsatzliste drucken¦ Shift F3 ¦
Umsätze updaten ¦ Esc + u ¦
Diverse Berichte, wie Inventur, Lagerumsatzanalyse, Bestellvorschlag und Standardpreisliste sind in BRAIN Base PRO unter "Report" untergebracht. Wenn Sie mit BRAIN Base PRO im Lager sind, dann wählen Sie mit <Alt Leertaste> das Menü, dort <r> für "Report" und dort dann den gewünschten Report. Der jeweilige Report kann ausgedruckt oder in eine Standardreportdatei geschrieben
werden, wo er mit BRAIN Text überarbeitet werden kann.
Inventur ---> INVENT.RPT
Lagerumsatz ---> UMSATZ.RPT
Bestellvorschlag ---> BESTELL.RPT
Preisliste ---> PREIS.RPT
Standardliste ---> LISTE.RPT
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Wenn Sie schon mit einer Maus arbeiten, z.B. weil Sie mit Windows arbeiten, dann sollten Sie das möglichst effektiv tun. Eine Mausunterlage (Mauspad) aus Schaumgummi oder Plastik ist ausgesprochen ungeeignet, denn erstens ist der Rollwiderstand ziemlich klein und das Mauspad auch. Außerdem ist das Mauspad nicht auf dem Schreibtisch fixiert. Ich empfehle Ihnen eine einfache Filzteppichfliese im Baumarkt zu kaufen (selbstklebend für 1,-
DM) in der Größe 40 X 40 cm, diese mit einem Teppichmesser hälftig zu teilen und nebeneinander unter und neben die Tastatur zu kleben. Ab sofort haben Sie ein großes nicht verrutschendes Mauspad und eine leise Tastatur. Außerdem gibt es solche Teppichfliesen passend in braun oder beige zu den Büromöbeln.
Mit der Maus können Sie in allen Brain Soft Pro Programmen den Cursor positionieren, d.h. auch z.B. einen Text schnell über den Bildschirm laufen lassen.
Außerdem können Sie damit die nicht sichtbare Menüzeile aktivieren, nämlich in dem Sie bei Text im Lineal und bei Base und Fakt in der letzten Zeile klicken. Die rechte Maustaste können Sie in Text auch zum festlegen von Textblocks benutzen, der erste Klick bestimmt den Anfangspunkt, der zweite Klick den Endpunkt des Blocks, kein umständliches Ziehen mit gedrückter Maustaste. Wenn Sie bei einem vorhandenen Block mit der rechten Maustaste auf die linke obere Ecke
klicken wird der Block als Block gelöscht (nicht der Text).
In Base und Fakt können Sie mit der rechten Maustaste blättern, statt mit <F10> und <Shift F10> zu arbeiten. Befindet sich der Mauscursor in einem Eingabefeld wird vorwärts geblättert, außerhalb eines Eingabefeldes rückwärts. Außerdem können Sie in allen drei Programmen mit der linken Maustaste in Listen auswählen und mit der rechten Maustaste blättern, z.B. im angezeigten
Inhaltsverzeichnis von Text, oder aus den Kennwörtern, Kriterien und Stichwörtern in Base.
